Polecenie księgowania (PK) to jeden z podstawowych dokumentów używanych w księgowości, niezbędny do prawidłowego dokumentowania i zapisywania operacji gospodarczych. Jego głównym celem jest potwierdzenie dokonania konkretnego zapisu księgowego oraz dostarczenie szczegółowych informacji o jego charakterze i źródle. Bez odpowiednio sporządzonych poleceń księgowania, prowadzenie rzetelnej i zgodnej z przepisami księgowości byłoby niemożliwe. Zrozumienie jego roli i zasad sporządzania jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy i pracownika działu finansowego.
Czym jest polecenie księgowania i jakie pełni funkcje?
Polecenie księgowania, często nazywane również dowodem wewnętrznym, to dokument wewnętrzny firmy, który inicjuje i uzasadnia dokonanie określonego zapisu w księgach rachunkowych. Nie jest to typowy dokument zewnętrzny, jak faktura czy wyciąg bankowy, ale narzędzie do korygowania, uzupełniania lub porządkowania danych księgowych. Jego główne funkcje to:
- Uzasadnienie zapisu: PK wyjaśnia, dlaczego dany zapis został dokonany, np. z powodu korekty błędu, naliczenia amortyzacji, rozliczenia delegacji czy odpisania przedawnionego zobowiązania.
- Dokumentacja operacji: Stanowi dowód księgowy, który potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i jego wpływ na sytuację finansową firmy.
- Podstawa do dekretacji: Jest podstawą dla księgowych do wykonania odpowiednich zapisów na kontach księgowych.
- Narzędzie kontroli wewnętrznej: Umożliwia śledzenie i weryfikację dokonywanych zapisów księgowych, co jest istotne dla zachowania poprawności rachunkowej.
Kluczowe elementy składowe polecenia księgowania
Aby polecenie księgowania było prawidłowym dokumentem księgowym, musi zawierać szereg niezbędnych elementów. Ich brak może skutkować uznaniem dokumentu za nieważny lub uniemożliwić prawidłowe zdekretowanie operacji. Podstawowe elementy to:
- Numer kolejny: Każde PK powinno posiadać unikalny numer, który ułatwia jego identyfikację i archiwizację.
- Data sporządzenia: Data, w której dokument został wystawiony.
- Określenie stron: Wskazanie, kto sporządził dokument (np. nazwa działu, imię i nazwisko osoby).
- Określenie rodzaju operacji: Jasne i precyzyjne opisanie, czego dotyczy zapis księgowy.
- Strony księgowania: Wskazanie kont debetowych i kredytowych, na których ma zostać dokonany zapis. Jest to kluczowy element, określający sposób zaksięgowania operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
- Kwota: Wartość operacji księgowej.
- Uzasadnienie merytoryczne: Szczegółowy opis operacji, który wyjaśnia potrzebę dokonania danego zapisu. Może zawierać odniesienia do innych dokumentów źródłowych.
- Podpisy: Podpis osoby sporządzającej dokument oraz osoby zatwierdzającej (jeśli jest wymagany).
Kiedy stosuje się polecenie księgowania?
Polecenie księgowania znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, gdy konieczne jest udokumentowanie operacji, które nie są bezpośrednio odzwierciedlone w zewnętrznych dokumentach źródłowych. Najczęściej stosuje się je w przypadkach:
- Korekty błędów: Gdy wykryty zostanie błąd w już dokonanym zapisie księgowym, PK służy do jego poprawienia.
- Naliczenia amortyzacji: Automatyczne naliczenie odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
- Rozliczenia delegacji: Dokumentowanie kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników.
- Odpisywanie przedawnionych zobowiązań lub należności: Ujęcie w księgach informacji o zobowiązaniach lub należnościach, których termin płatności minął i nie ma już możliwości ich egzekwowania.
- Przeszacowanie aktywów: Zmiana wartości aktywów wynikająca z określonych przepisów lub sytuacji rynkowej.
- Ujmowanie kosztów, które nie mają zewnętrznego potwierdzenia: Na przykład wynagrodzenia pracownicze czy naliczone odsetki.
- Przeksięgowania między kontami: Dokonywanie wewnętrznych przesunięć środków lub kosztów między różnymi kontami księgowymi.
Wpływ polecenia księgowania na prawidłowość rachunkowości
Poprawne stosowanie poleceń księgowania jest fundamentalne dla wiarygodności i rzetelności sprawozdań finansowych. Zapewnia, że wszystkie operacje gospodarcze są prawidłowo udokumentowane i odzwierciedlone w księgach. Dzięki temu zarówno kontrola wewnętrzna, jak i zewnętrzna, na przykład ze strony urzędu skarbowego czy biegłego rewidenta, może być przeprowadzona sprawnie i efektywnie. Odpowiednio sporządzone PK stanowią również solidną podstawę do analizy finansowej firmy, dostarczając przejrzystych informacji o jej kondycji. Zaniedbanie tego dokumentu może prowadzić do błędów w księgowaniu, a w konsekwencji do problemów prawnych i finansowych.
